De methode voor focus in je dag, iedere dag weer

Een ‘Personal Task Management’ methode met Trello.com

Ken je dat? Van die dagen dat je wel de hele dag bezig bent, maar aan het einde van de dag terugkijkt en dan denkt: wat heb ik eigenlijk de hele dag gedaan.

Met dank aan Andre Jansen van Community Circles voor het interview!

Je bent de hele dag bezig met de dingen die ‘toevallig’ op je pad komen.
Hebt een ontevreden gevoel, omdat je niet bezig bent geweest met de dingen die er echt toe doen.
De druk op je deadlines worden steeds groter en onprettiger.
Je wordt ‘verast’ door iets wat je moet opleveren waardoor je niet de kwaliteit kunt leveren die je eigenlijk wilt.

Je gebruikt vaak losse papiertjes om taken op te schrijven, die weer kwijt raakten, hetzelfde lijstje schrijf je elke keer weer op een nieuw briefje.

Voor mij was het tot 3 maanden geleden iets wat ik regelmatig mee maakte.

Sinds een tijdje gebruik ik een methode dat gebaseerd is op Stephen Covey’s 7 habits en David Allen Getting Things Done (GTD).
Alleen dan eenvoudiger en visueler. Het helpt mij als ik visueel inzicht heb over mijn doelen per dag, week, maand en jaar.

De methode maakt gebruik van trello.com.
Trello is een visuele online samenwerking en project management tool.
Die je de flexibel kunt in richten zoals jij het wenst.

Ik gebruik de methode nu een maand of 3 en het helpt me om het maximale uit mijn dag te halen, overzicht te hebben van alles wat er speelt en prioriteiten te stellen.

trello

Volg deze stappen om deze methode voor jouw bedrijf in te zetten:

1) Ga naar www.trello.com en maak een account aan.

2) Maak een nieuw ‘board’ en noem het ‘taken’.
Ieder board bestaat uit een aantal verticale lijsten, waar je ‘cards’ op kunt plaatsen. Iedere card die je toevoegt is een taak.

3) Maak je lijsten, de lijsten die ik gebruik zijn geinspireerd op de methodes van Covey en Allen.
De lijsten die ik aanmaak:
– Vandaag (max 3-5)
– Deze week
– Incoming, de taken die gedurende de dag nieuw binnenkomen)
– Gereed
– Later (verder dan een week)
– Wachtend op (Afhankelijk van iemand anders)
– Big picture (Focus op je complete ontwikkeling)
(Spiritueel, Liefde, Gezondheid, Persoonlijke ontwikkeling, Zakelijke ontwikkeling)
– Jaardoelen
– Kwartaal doelen
– Ideeën long list

4) Voeg taken toe.
Heb je al een lange lijst met taken? Plak ze dan in ‘incoming’.
En besluit daarna in welke lijstjes je de taken verplaatst.
Dat gaat namelijk heel makkelijk, je kunt een taak aanklikken en verslepen binnen een lijst en van en naar andere lijstjes.
Klik de taak en en er kan nog veel meer, je kunt de taak verplaatsen, een kleurtje geven, een beschrijving geven, een checklist toevoegen, een reactie onder de taak plaatsen en nog veel meer.

5) Geef prioriteit aan de taken en plaats ze in de juiste lijstjes.
Klik een taak aan en versleep hem naar het juiste takenl lijstje.
Heb je alle taken in het juiste lijstje? Sleep de taken van ieder lijstje dan in de juiste volgorde.

6) Bekijk je taken dagelijks.
Zorg ervoor dat je regelmatig, het liefst dagelijks je lijstjes bekijkt, prioriteit geeft en gedane taken verplaatst naar ‘gedaan’.
Tip: Neem elke dag 15 minuten om je totale taken lijstje te controleren.
En zorg ervoor dat je de afspraken uit je agenda overneemt in het ‘vandaag’ lijstje.
Dit zorgt ervoor dat je precies weet waar je die dag mee aan de slag kunt.
Maar door ook dagelijks naar je jaar en kwartaal doelen te kijken, zorg je ervoor dat je met de juiste dingen aan de slag blijft.

7) En nu komt het leukste: aan de slag!
Je hebt nu maximaal 5 taken in je ‘vandaag’ lijstje en daar kun je gefocust mee aan de slag.

Zet een kookwekker op een uur en ga gefocust aan de slag met je eerste taken.
Neem 5 minuten pauze en ga weer een uur aan de slag.

Ik houd er van om tijdens de lunch even afstand van mijn werk te nemen, een leuk gesprek of een korte wandeling zorgen ervoor dat ik fris blijf.

Check je email maximaal twee maal per dag. Zodat je niet uren verzand raakt in je mails. Zet ook het geluidje uit, zodra je een email ontvangt.

Tijdens de dag kun je taken die gereed zijn naar het ‘gereed’ lijstje slepen.

Ik daag je uit! Probeer het systeem 3 weken en je zult merken dat de methode je meer focus en effectiviteit geeft.

Bij het schrijven van deze blog was ik geïnspireerd door deze blog: Lees verder op Forbes.com

Ben benieuwd, welke methode gebruik jij voor het plannen van je tijd en je projecten?

Laat het hieronder weten!

Comments are closed.